Ustawa o ochronie sygnalistów w Hospicjum św. O. Pio w Tarnobrzegu

Na stronie Rządowego Centrum Legislacyjnego ukazała się kolejna wersja przepisów dotyczących ochrony sygnalistów. Poza zmianą nazwy na „ustawę o ochronie sygnalistów” w projekcie przewidziano pewne nowe regulacje, które mogą mieć istotny wpływ na ochronę sygnalistów w Hospicjum. Wydaje się, że jesteśmy coraz bliżej wdrożenia unijnej dyrektywy o ochronie sygnalistów. Dlatego warto przybliżyć, jakie procedury będą musiały wdrożyć placówki i jakie obowiązki będą spoczywały na nich w związku z ochroną sygnalistów.

Dyrektywa o sygnalistach nadal nie jest wdrożona

Unijna dyrektywa o sygnalistach obligowała do jej wdrożenia do krajowego porządku prawnego w dniu 17 grudnia 2021 r. Tak się nie stało i do dziś przepisy unijne nie są wdrożone w Polsce. Opublikowany został jednak nowy projekt ustawy o sygnalistach, który w szerszym stopniu niż pierwotnie zakładano może dotyczyć placówek

Kogo obejmą przepisy o sygnalistach wdrażające dyrektywę unijną

Obowiązek wprowadzenia ochrony sygnalistów według projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (wersja ze marca 2024 r.) nie obejmuje każdej placówki. Otóż ochronę sygnalistów będą musiały wprowadzić co do zasady placówki zatrudniające co najmniej 50 osób według stanu na dzień 1 stycznia i 1 lipca danego roku – zarówno publiczne jak i niepubliczne. Uwzględniani będą tu pracownicy w przeliczeniu na pełne etaty (a nie „na głowę”) ale też współpracownicy np. na umowach cywilnoprawnych.

Procedurę zgłaszania naruszeń w związku z ochroną sygnalistów:

• muszą wprowadzić placówki (publiczne i niepubliczne) zatrudniające co najmniej 50 osób, z wyjątkiem prowadzonych przez gminy lub powiaty z mniej niż 10 tys. mieszkańców,
• mogą wprowadzić placówki (publiczne i niepubliczne) zatrudniające mniej niż 50 osób, a także prowadzone przez gminy lub powiaty z mniej niż 10 tys. mieszkańców (bez względu na liczbę zatrudnionych).

Kim jest sygnalista czyli osoba zgłaszająca naruszenia prawa – według projektu ustawy o sygnalistach z marca 2024 r.

Kto będzie miał status sygnalisty? Przede wszystkim wbrew częstemu mniemaniu nie będzie to osoba ustanawiana przez pracodawcą. Sygnalistą stanie się osoba, która dokona zgłoszenia naruszenie prawa w danej organizacji np. szkole. Osoba zgłaszająca nieprawidłowości zostanie wówczas objęta daleko idącą ochroną, o ile spełni określone warunki.

Ochrona sygnalisty wystąpi, gdy zgłaszający naruszenie prawa miał uzasadnione podstawy sądzić, iż informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego:

• jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia,
• stanowi informację o naruszeniu prawa.

Tylko w takim przypadku zgłoszenie naruszenia prawa będzie legalne i poskutkuje ochroną sygnalisty od momentu zgłoszenia.

Ochrona sygnalisty obowiązkiem pracodawcy i nie tylko

Sygnalistą będzie mógł zostać m.in.:

• pracownik,
• osoba świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy,
• stażysta,
• wolontariusz,
• praktykant,
• kandydat do zatrudnienia i były pracownik (jeżeli zgłoszenie naruszenia, o którym informację uzyskano w kontekście związanym z pracą).

Co ciekawe, sygnalista to osoba także pomagająca w zgłoszeniu lub powiązana ze zgłaszającym (np. więzami rodzinnymi).

Zgłoszenie naruszenia prawa w szkole – jakich nieprawidłowości dotyczy

Według projektu przepisów o ochronie sygnalistów zgłoszenia naruszenia prawa mają dotyczyć następujących kwestii:

• wolności i praw człowieka i obywatela;
• korupcji;
• handlu ludźmi;
• prawa pracy;
• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• bezpieczeństwa żywności i pasz;
• zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• zdrowia publicznego;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i ochrony danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

W katalogu tym brak jest zagadnień dotyczących prawa oświatowego. Naruszenia prawa zgłoszone w tym zakresie co do zasady nie będą skutkowały ochroną sygnalisty i nie będą rozpoznawane w ramach przyjętej procedury zgłaszania naruszeń prawa.

Status sygnalisty a zgłoszenie naruszenia prawa pracy

Do katalogu dodano jednak naruszenia w zakresie prawa pracy. Projekt ustawy przewiduje, że ochroną będą więc obejmowani sygnaliści, którzy zgłosili w Hospicjum naruszenia przepisów Kodeksu pracy, ale nie tylko. W grę wchodzą naruszenie rozporządzeń przepisów, ale też regulacji wewnętrznych np. regulaminu wynagradzania.

Przykład Sygnalistą stanie się osoba, która zgłosi np. nadużycia polegające na przekraczaniu 40-godzinnej tygodniowej normy czasu pracy.

Z drugiej strony w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych będzie można rozszerzyć katalog zagadnień objętych zgłoszeniami np. na kwestie objęte ustawą – Prawo oświatowe.

Ochrona sygnalisty w placówce przed działaniami odwetowymi

Sygnalista, który dokonał legalnego zgłoszenia naruszenia prawa, ma być chroniony przed działaniami odwetowymi polegającymi zwłaszcza na:

• odmowie nawiązania stosunku pracy;
• wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
• niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny,
• niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
• obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
• wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
• pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
• przeniesieniu pracownika na niższe stanowisko pracy;
• zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
• przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracownika;
• niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
• negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
• nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
• przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
• mobbingu;
• dyskryminacji;
• naruszeniu dóbr osobistych;
• niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
• wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
• nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie;
• działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
• spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu.

Jeżeli pracodawca podejmie takie działania wobec sygnalisty, wówczas będzie musiał udowodnić, że kierował się obiektywnymi powodami.

Co grozi za działania odwetowe wobec sygnalisty

Gdy sygnalista dozna szkody wskutek działań odwetowych ze strony szkoły, będzie mógł żądać od tej szkoły odszkodowania i to w pełnej wysokości. Będzie ono nie niższe niż dwunastokrotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszanego do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, stosowanego od drugiego kwartału każdego roku przez okres jednego roku. Poza tym sygnalista będzie mógł kierować względem szkoły roszczenia o zadośćuczynienie.

Poza tym za podejmowanie działań odwetowych będzie groziła odpowiedzialność karna, włącznie z karą pozbawienia wolności do lat 2, a w przypadku uporczywych działań – nawet do lat 3.

Wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń w szkole

Podstawowym zadaniem Hospicjum w związku z ochroną sygnalistów będzie opracowanie i wdrożenie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń. Celem tego dokumentu będzie uporządkowanie procesu zarządzania zgłoszeniami sygnalistów.

Ochrona danych osobowych sygnalisty i nie tylko

W procedurze należy uwzględnić także wątek poufności sygnalisty. Otóż Hospicjum będzie musiało:

• uniemożliwić nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem
• zapewnić ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.

Ochrona poufności dotyczy danych osobowych i innych informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

Przyjmowanie zgłoszeń i działania następcze – ważne terminy w ustawie o ochronie sygnalistów

Podstawowym obowiązkiem będzie więc przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowanie działań następczych. Do działań następczych zalicza się:

• ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu,
• przeciwdziałanie naruszeniu prawa, którego dotyczy zgłoszenie (w tym postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych bądź zamknięcie procedury).

Przyjmowanie zgłoszeń będzie można powierzyć osobie lub jednostce wewnątrz Hospicjum (np. kadrom) ale też podmiotowi zewnętrznemu. Z kolei działania następcze będzie można realizować jedynie przez osoby lub jednostki wewnętrzne.

Procedura zgłaszania naruszeń w Hospicjum będzie musiała zawierać następujące terminy:

• 7 dni od otrzymania zgłoszenia – na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia;
• 3 miesiące od potwierdzenia przyjęcia (a w razie niepotwierdzenia – licząc od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia) – na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej dotyczącej działań następczych.

3 kanały przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa

Ważnym elementem zgłaszania naruszeń prawa będą kanały przyjmowania zgłoszeń. Procedura będzie musiała określać możliwość zgłoszeń:

• ustnych (telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej), oraz
• papierowych lub elektronicznych.

Zgłaszający będzie mógł zażądać zorganizowania spotkania w celu dokonania zgłoszenia. W takim przypadku trzeba będzie je zorganizować w terminie 14 dni.

Hospicjum z rejestrem zgłoszeń wewnętrznych

Procedura zgłaszania naruszeń to nie wszystko. Hospicjum będzie miała także obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń. Rejestr taki będzie zawierał:

• numer zgłoszenia;
• przedmiot naruszenia;
• dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
• adres do kontaktu sygnalisty;
• datę dokonania zgłoszenia;
• informację o podjętych działaniach następczych;
• datę zakończenia sprawy.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych będzie mógł prowadzić także podmiot zewnętrzny.

Dane osobowe i inne informacje w rejestrze mają być przechowywane przez 3 lata po zakończeniu:

• roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub
• postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Ochrona sygnalistów w Hospicjum – krótki termin wejścia w życie

W nowym projekcie przewidziano 3-miesięczny termin wejścia w życie ustawy. Hospicja objęte obowiązkami wynikającymi z ustawy będą więc musiały wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych właśnie w tym terminie.

Na wdrożenie nowych rozwiązań pozostanie więc niewiele czasu i warto rozpocząć przygotowania do wprowadzenia takiej procedury.

Z drugiej strony obowiązek przyjmowania zgłoszeń naruszeń i ochrony sygnalistów nadal nie jest obowiązuje. Dlatego warto zachować ostrożność w korzystaniu z aplikacji oferujących obsługę zgłaszania naruszeń, a zwłaszcza takich, które zostały opisane jako zgodne z obowiązującymi przepisami. Takie przepisy póki co nie weszły bowiem w życie.

Źródło:

• Projekt ustawy o ochronie sygnalistów
• Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

Regulamin wewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa